経理の仕事を合理化し、本当の経理を行うには？
経理の合理化を図る事は様々なメリットがあります。
会社としては、経理に使う時間を少なくする事になるので、
その分の人件費を削減できます。
また、
経理社員にとっても、今ある作業が減って他の仕事をする事が
出来るので、その時間で財務分析を行なったり、
他の部門の仕事を手伝ったりする時間もでき、
自分自身のキャリアアップにつなげる事ができます。
経理って何？
この経理という言葉ですが、検索して調べてみると、
『会計・給与に関する事務。また、それを処理すること。』
と出てきました。
一般的には、会計や帳簿の処理。
それに付随する請求書や領収書の発行などのお金の管理
が中心となってきます。
ただ、中小企業では経理部というのはなかなか置けませんので、
経理の他にも社会保険の手続きなどの総務の仕事や、
営業をフォローする営業事務など、
事務関係全般をひっくるめてやっていく必要があります。
経理の合理化を行うためには？
経理の合理化を行うには、まず今やっている作業が
本当に合理的かどうか疑う必要があります。
日々やっている事なので、それが当たり前になっていて
無駄な事をしている・・・
という事はよくあることです。
一度、
今やっている作業は本当に必要かどうか？
振り返ってみる事は必要です。
例えば、経費の清算。
これは、社員が業務上必要なものを購入した際や使った際に、
その都度清算しているとかなりの時間がとられます。
これを、月の初めに社員に１万円や２万円などの小口資金を渡して、
月末に清算する小口現金のシステム
を導入する事で、毎日の清算作業が月に1回の清算作業にかわり、
効率化できます。
他にも同じ事を２回やっている場合が結構あります。
こういったときは、１回で済むようにするのには
どうすればいいか？
また、１回にする方法がないのかどうか？
会計事務所に確認するのも良いです。
信じられない話かもしれませんが、
以前は別の税理士に頼んでいたお客さんの話で、
帳簿を作るのに必要な帳簿を作ったあとに
税理士に渡す用に伝票を書いていたというのがあります。
こういった事は何度か話に聞いたこともあるので、実際結構あるのかもしれません。
これはひどい例ですが、
ちょっと立ち止まって考えてみると簡素化できるところはあるはずです。
月次決算を細かくやりすぎていませんか？
会社は１年間の単位で決算をします。
（例えば、３月決算の場合は、４月１日～３月３１日の期間で、
３月３１日が決算日）
この１年分を、毎月の業績を出すために月々で簡易な決算をし、
業績を出している会社がほとんどです。
この事を月次決算といいます。
経営者はこの月次決算の数字を確認して、経営判断に役立てています。
この月次決算ですが、必要以上に時間をかける必要はありません。
あくまで年間の決算できっちりした数字を出せばいいので、
月次では１００％の状態ではなくても大丈夫です。
目安として９０％以上の精度は必要ですが、
あとの１０％のために細かい作業を時間をかけてやるのは
時間が勿体ないです。
それに最後の１０%をきっちりしようとするとかなり時間がかかります。
あとで多少の修正はあったとしても大勢に影響がなければ
問題ありません。
それよりはスピードを重視し、早く月次決算を締めて、
次の事やほかの仕事をしたりする方が有意義です。
作業の部分はスピードを持ってやることが重要で、
最終的に数字があっていればOKです。
経理の本当の仕事は？重要な２つのポイント
また、経理の本当の仕事は財務諸表を作ることではありません。
帳簿の作成や入出金の管理などは作業の部分です。
作った帳簿を見て分析する事が仕事です。
月次決算を作っても作って満足するのではなく、
その決算書を分析する事が重要です。
それと併せて
未来の資金繰り表を作ることです。
この月次決算の分析と未来の資金繰り表の2つを作り
理解できれば、会社の全体像が分かります。
経理として目指すべき方向性や道筋
経理を完全に理解するというのは、帳簿を完璧に間違えずに
つける事ができる。
という事ではありません。
もちろん、帳簿はつける必要はあるのですが、
それによって出てきた財務データを読めるという事です。
更に、財務データを理解できるようになれば、
資金繰りの管理もしていきます。
過去の資金繰りではなく、未来の資金繰りです。
⇒ 『倒産しないための資金繰り表の作り方』
財務データを読めて資金繰りまで出来る様になると、
会社の全体像が見えて、大きな流れを数字上でつかめます。
そこまで来ると、財務面に相当詳しくなってきているので、
経営者に対し提案や意見も出来、
経営者の片腕といわれる存在にもなってきます。
経理をやっている人はここを目指す必要があります。
ただの帳簿付けをしていると、代わりの人間はたくさんいますし、
今後更にパソコン等を活用する事で作業の部分は減っていきます。
しかし、ここまで出来るようになるとなかなか代わりは見つかりません。
参考に、経理をやっている人や税理士にはこの本はおすすめです。
具体的な合理化の話が記載されているので、
何か1つくらいは自分や自社に使えるものがあるかと思います。
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クラウド会計の自動化やコンピュータの普及
今後、クラウド会計を使ったりでどんどんコンピュータ化されていくので、
人が行う単純作業やルーチンワークといわれるものは減っていきます。
さらにコンピュータ化が進んでも、
出来上がったデータを見て、
その数字を理解し未来の予測や提案を行っていく部分は
必要不可欠です。
今後、ここの部分の価値は上がり、
パソコンなどで出来る作業の部分の価値は下がっていきます。
そのためにも、財務データを理解し、未来の資金繰りを予測し、
それを基に話が出来る能力をつけておかないといけません。
中小企業に経理スタッフは必要？
中小企業の経理では、ある程度の規模までは経理専属の
スタッフは必要ありません。
経理のためだけに人件費を使う余裕はありませんし、必要もないです。
やってもらうとしたら、他の業務を主にやってもらいながら、
経理もやってもらうというスタンスになります。
会社の規模が大きくなるにつれて、経理や総務関係の仕事が増えるので、
経理関係の業務は増えていきます。
ただ、
少なくとも年間の粗利益が1億円以下の場合は経理専属の社員は
必要ありません。
経理の合理化のまとめ
いかがでしたでしょうか？
経理の合理化は、会社と経理スタッフとの
両方にメリットがあります。
作業の部分はどんどん簡素化・時間の短縮をし、
月次決算の分析と未来の資金繰り表の作成を行い、
経理スタッフは、経営者の片腕といわれる地位を目指しましょう。
イメージとしては、ドラマにもなった下町ロケットの経理担当の様な感じです。
あの人も頭に数字が完全に入っていて、分析が出来ているので、
自信をもって社長に対し意見や提案をする事ができます。
経理の価値を高めるためにもなるので、
そういったところまで自身をステップアップする事で、
会社にとって必要不可欠な人材になるし、
他の会社でも通用するようになります。
